Jak zacząć import z Chin? Znalezienie dostawcy jest kluczowe nie tylko w przypadku maszyn, ale i każdego innego towaru, jaki importujemy z Chin. Tutaj nasze doświadczenie odgrywa bardzo ważną rolę, ponieważ od tego etapu zależy, czy w trakcie realizacji zlecenia wystąpią jakiekolwiek problemy czy niedogodności. Ten etap według nas jest najważniejszy. Po wyborze odpowiedniego dostawcy pozostałe etapy będą już tylko łatwiejsze.
W przypadku maszyn z Chin dostawców znajdujemy na dwa różne sposoby:
Znamy się na imporcie oraz mamy ogólną widzę o technicznym aspekcie maszyn. Nie mamy jednak możliwości znać się na wszystkim tak dobrze, jak nasi klienci, którzy nierzadko użytkują tego typu urządzenia od kilku, a nawet kilkunastu lat, a przed zakupem nowej maszyny robią bardzo obszerne rozeznanie w temacie.
Stąd też, na samym początku musimy dowiedzieć się, czego dokładnie szukasz, poznać pełną techniczną specyfikację maszyny i na tej podstawie będziemy wiedzieli, czego szukać. Zanim producenci w Chinach wycenią daną maszynę, dopytają nas o każdy szczegół, zatem im więcej powiemy im z góry przekażemy, tym szybciej dostaniemy wycenę, co skróci czas pracy i zminimalizuje konieczność wysyłania dodatkowych pytań do Ciebie.
Do wszystkich informacji o maszynie, zazwyczaj prosimy również o przesłanie ok. 10-20 linków do maszyn, np. na portalu alibaba.com czy made-in-china.com itp. Dzięki temu jesteśmy w stanie określić, jak ma wyglądać maszyna, którą mamy dla Ciebie znaleźć.
Wszystkie firmy, które znajdziesz oraz te wyszukane przez nas, zawsze sprawdzamy w chińskich odpowiednikach polskiego KRS. Są to bardzo rozbudowane portale, dzięki czemu dają nam pełen obraz tego, z jakimi firmami mamy do czynienia.
Czego jesteśmy w stanie dowiedzieć się o danej firmie?
- Czy jest to realna fabryka czy pośrednik?
- Kiedy firma została zarejestrowana?
- Ile osób firma zatrudnia legalnie?
- Jaki ma kapitał?
- Ile innych firm jest założonych na tego samego właściciela? Jakie to firmy?
- Czy firma posiada licencje biznesowe?
- Czy firma ma/miała spory sądowe? Jeśli tak, to jakie?
- Czy płaci regularnie podatki?
Z bazy sprawdzonych firm, wiele z nich odrzucimy na wstępie i finalnie wybierzemy 3-5 przedsiębiorstw, na których się skupimy. To od nich będziemy chcieli uzyskać wyceny na maszyny. Zazwyczaj na tym etapie wiemy już na 90%, który ze sprzedawców jest najlepszy i którego będziemy mogli Ci polecić. Mimo wszystko maszyny wycenimy również u pozostałych producentów, aby porównać inne oferty pod względem ceny. Chcemy bowiem, by nasi klienci mieli kilka wariantów do wyboru.
W firmach, które wybraliśmy, sami pytamy o oferty, bazując na specyfikacji dostarczonej przez Ciebie. Dzięki temu, że nasz zespół pracowników w biurze w Guangzhou doskonale operuje językiem chińskim, wszystkie rozmowy jesteśmy w stanie przeprowadzić właśnie w tym języku. Ma to duży wpływ na pozytywny przebieg negocjacji, ponieważ Chińczycy bardzo lubią prowadzić biznesy z Chińczykami, rozmawiając w języku ojczystym.
Zdarza się jednak, że klienci zgłaszają się do nas z prośbą o sprowadzenie bardzo skomplikowanych i niestandardowych maszyn. W takim wypadku najczęściej wygląda to tak, że dział techniczny naszego klienta w Polsce oraz inżynierowie w fabryce w Chinach sami mailowo ustalają szczegóły techniczne maszyny. Jest to wtedy zdecydowanie szybsze i wygodniejsze dla klienta, a także dla dostawcy, a przy tym minimalizujemy ryzyko pomyłek, które wyniknęłyby z niezrozumienia technicznego języka i błędnego tłumaczenia.
Na koniec tego etapu otrzymasz od nas pełną wycenę od kilku dostawców z obszernymi komentarzami do każdej z nich. Tak, abyś mógł podjąć decyzję, bazując nie tylko na cenie, ale również na innych istotnych aspektach.
Jeśli zgłaszasz się do nas w momencie, gdy masz już gotowe wyceny od dostawców, których sam znalazłeś, my zajmujemy się sprawdzeniem kontrahenta oraz dokumentów. Oprócz tego czuwamy nad produkcją i przeprowadzamy pełny import z Chin. Po prostu przejmujemy zlecenie na tym etapie i prowadzimy je do momentu dostarczenia maszyny do Twojego magazynu.
Dla swojego i Twojego bezpieczeństwa, najpierw zawsze prześwietlamy firmy, które zostały przez Ciebie znalezione. Nie podejmiemy się zlecenia i odradzimy Ci współpracę z danym dostawcą, jeśli zauważymy, że jest to na przykład niepewna firma, która została zarejestrowana rok temu, a przy tym nie zatrudnia legalnie żadnego pracownika.
Jeśli natomiast jest to pośrednik, będziemy starali się wyszukać prawdziwą fabrykę i w przypadku oszczędności, odwieść Cię od zakupu u pośrednika. Jeśli jest to duży pośrednik, który długo istnieje na rynku – w drodze wyjątku możemy się na to zgodzić, ale jest kwestia dyskusyjna, do omówienia na późniejszym etapie.
W wypadku, gdy dostawca nie przejdzie naszej weryfikacji, możesz ewentualnie wyszukać kilka kolejnych firm, a my również sprawdzimy je dla Ciebie. Jeśli chcesz, możesz także wycenić maszyny w firmach, jakie według nas są warte uwagi.
Prawda jest niestety taka, że w przypadku, gdy to klient samodzielnie wyszukuje dostawców, zazwyczaj 8 na 10 przypadków okazuje się pośrednikami lub firmami, które nie są godne zaufania. Zatem bez sprawdzenia i weryfikacji z naszej strony, lepiej nie płać firmie żadnych zaliczek. Zdarzają się oczywiście również klienci (przeważnie w przypadku specjalistycznych maszyn), którzy wybrali dobrze i nie mamy żadnych zastrzeżeń do ich wyborów. W takiej sytuacji po naszej akceptacji przejmujemy zlecenie z gotową wyceną i prowadzimy je do końca, aż po dostawę w Polsce pod wskazany adres.
Po zaakceptowaniu fabryki i ceny, a także uzgodnieniu warunków technicznych, czasu produkcji oraz podsumowaniu innych aspektów, podpisujemy kontrakt z dostawcą. Wtedy przychodzi czas na zaliczkę. Jednak zanim będzie ona opłacona, możemy przeprowadzić wizytację fabryki w Chinach. Najczęściej do fabryki udaje się jeden z naszych pracownika, który robi zdjęcia i nagrywa filmy, aby uwiarygodnić to, że fabryka istnieje i posiada odpowiednie maszyny produkcyjne. Tego typu wizytacje robi się jednak bardzo rzadko i tylko w przypadku bardzo drogich maszyn.
Po wpłacie zaliczki dostawca kupuje materiały i zaczyna budować maszynę.
Podczas tego etapu nie dzieje się zbyt dużo. Przez okres ok. 20-40 dni maszyna jest produkowana. Jeśli jej konstrukcja jest bardzo skomplikowana, może to potrwać nawet 90 dni. Oczywiście w przypadku, gdy maszyna jest gotowa, ten etap jest pomijany, ale taka sytuacja ma miejsce bardzo rzadko i zwykle trzeba jednak czekać.
Nasza rola polega na stałym kontakcie z dostawcą w celu zminimalizowania szans na opóźnienie w produkcji. Pod koniec produkcji sprawdzamy także opcje transportu, niekiedy rezerwujemy już termin odbioru maszyny i fracht.
Jeśli klient ma jakiekolwiek pytania dotyczące produkcji, zawsze dopytujemy dostawcę lub jeśli dostawca ma pytania, dopytujemy klienta. Co więcej, na życzenie klienta możemy wysłać zdjęcia i filmy, ukazujące postęp prac.
W trakcie tego etapu mamy także czas na zdobycie dla klienta instrukcji, schematu elektrycznego maszyny i wszystkiego, co tylko możemy uzyskać od dostawcy, a co pomoże w dalszej eksploatacji oraz stworzeniu dokumentacji technicznej. Fabryki niestety często zwlekają z wysłaniem nam tych dokumentów, ale przed uiszczeniem pełnej opłaty mają obowiązek nam wszystko przekazać.
Gdy maszyna jest ukończona, dostawca najpierw zawsze wysyła nam zdjęcia i filmy, które ukazują pracę maszyny.
Jeśli maszyny są tanie (kosztują ok. 4000-5000 USD), klient chcąc zredukować koszty naszego pośrednictwa, akceptuje maszynę na podstawie zdjęć oraz filmów i jest to zupełnie standardowa procedura w takich przypadkach.
Jeśli maszyna jest tania i jednocześnie mała, możemy wysłać ją do naszego magazynu w Guangzhou, gdzie następnie sprawdzamy maszynę dla klienta na miejscu. Taka opcja jest tańsza niż dojazd naszego pracownika do fabryki. Po sprawdzeniu wysyłamy maszynę do klienta bezpośrednio z naszego magazynu.
W przeważającej liczbie przypadków na tym etapie sprawdzamy maszynę na miejscu w fabryce.
Etap odbioru maszyny jest najważniejszy, bo do tej pory zapłaciliśmy tylko 30% i zanim zapłacimy 70%, musimy być pewni, że wszystko jest tak, jak być powinno.
W przypadku wizytacji, jeden z naszych pracowników udaje się do fabryki i przesyła nam stamtąd kilkadziesiąt, a nawet kilkaset zdjęć maszyny oraz filmy, które pokazują, jak pracuje. Do tego wszystkiego przygotowuje obszerny raport. Na naszej stronie możesz znaleźć przykładowe raporty z weryfikacji maszyn wraz ze zdjęciami i filmami. Mimo raportu, klient oczywiście zawsze może mieć dodatkowe pytania, na które dostawca odpowie, a jeśli będzie to konieczne, wyśle także odpowiednie nagrania wideo i zdjęcia.
Podczas weryfikacji maszyny, sprawdzamy także, czy tabliczki znamionowe zawierają wszystkie potrzebne informacje, a także, czy maszyna posiada niezbędne zabezpieczenia, czy nie brakuje sprzętu eksploatacyjnego, części zapasowych, jakie uzgodniliśmy itd.
Klient daje nam jasne wytyczne, jak mamy maszynę sprawdzić i takie funkcje są w niej uruchamiane podczas wizytacji. Zanim ostatecznie zapłacimy za maszynę, możemy także wysłać do klienta kurierem próbki produktów, jakie zostały wyprodukowane podczas testów. Weryfikacja jest przeprowadzana tak, aby klient miał pewność, że kupuje to, co było uzgodnione na początku.
W droższych maszynach, które kosztują powyżej 150.000-200.000 USD, na sprawdzenie jedzie osoba polskojęzyczna. Jesteśmy w kontakcie przez WhatsApp i przesyłamy zdjęcia oraz filmy do klienta w czasie rzeczywistym podczas wizytacji. Drugi pracownik zajmuje się tworzeniem dokumentacji do raportu.
Po wizytacji, gdy klient widzi, że wszystko jest w porządku, daje nam zielone światło do dalszych działań.
W dniu, w którym klient akceptuje maszynę, my rezerwujemy odbiór maszyny i transport, np. za 3-4 dni. W ten sam dzień przelewamy pieniądze do dostawcy, a zatem w przeciągu 2-3 dni na jego koncie zaksięguje się pozostała część kwoty. Dostawca ma też czas na przygotowanie maszyny do wysyłki, np. zapakowanie jej w skrzynię oraz odpowiednie zabezpieczenie.
Po naszej stronie jest sporządzenie deklaracji zgodności. Fabryka natomiast sprawdza ją, stawia odpowiednie pieczątki i podpisuje. To daje nam pewność, że wszystko przebiega zgodnie z prawem. Z doświadczenia wiemy, że tak jest wygodniej dla dostawcy oraz dla nas.
Następnie robimy ostatnie korekty w dokumentach potrzebnych do odprawy celnej i generalnie dopinamy wszystkie pozostałe kwestie na ostatni guzik.
Podczas ładowania sprawdzamy zabezpieczenie maszyny. W transporcie jest to bardzo ważne. Kontener nie wyjedzie do momentu, aż nie potwierdzimy, że wszystko jest w porządku. Podczas ładowania dostajemy od dostawcy zdjęcia i filmy, które pokazują, jak jest zabezpieczony towar. Wysyłamy do klienta zdjęcia towaru z ładowania, a także zdjęcia plomby zabezpieczającej.
Maszyny nie zawsze transportuje się pełnymi kontenerami. Mogą to być również ładunki konsolidowane LCL (drobnicowe) morskie, kolejowe lub nawet wysyłki lotnicze.
Maszynę zawsze sami odbieramy z fabryki na warunkach EXW. Nawet, jeśli klient ustalał wcześniej warunki FOB, to my i tak odbieramy maszynę od dostawcy samodzielnie i dokonujemy odprawy eksportowej, a płaci nam za to dostawca. Tak jest znacznie bezpieczniej.
Niezależnie od tego, jaką metodę transportu wybraliśmy, z samą odprawą czekamy do momentu, aż towar będzie w Polsce. Oczywiście już wcześniej mamy przygotowany cały zestaw dokumentów do odprawy celnej. Jeśli klient jest importerem, musimy najpierw upoważnić naszą agencję celną do odprawy i ewentualnie wyrobić dla klienta numer EORI (jeśli go nie posiada). Później przeprowadzamy klienta przez cały proces krok po kroku. Jest to tak naprawdę kwestia wysłania kilku e-maili. Zazwyczaj wysyłamy klientowi treść wiadomości i adres mailowy, na który musi przesłać ją dalej. To naprawdę nic trudnego. Następnie klient sam ze swojego konta firmowego opłaca VAT oraz cło i towar jest zwalniany. Przystępujemy wówczas do organizowania transportu krajowego. Jeśli my jesteśmy importerami, wszystko robimy sami. Klienta ten proces nie dotyczy.
Dostawa w Polsce z portu/terminalu kolejowego pod wskazany adres w Polsce to jeden z etapów pakietu importu od A do Z. Klient sam może zorganizować taki transport, ale praktycznie zawsze to my się tym zajmujemy.
Po zwolnieniu towaru przez Urząd Celny, planujemy i organizujemy transport na adres, który wskazał nam klient. Przed dostawą klient otrzymuje od nas dane kierowcy oraz dane auta. Jest to awizacja. Znany jest także dzień i godzina (mniej więcej) dostawy maszyny. Klient sam musi rozładować maszynę, więc należy do tego przygotować odpowiedni sprzęt, na przykład wózek widłowy. Kierowca nigdy nie bierze udziału w rozładunku. Na rozładunek, zależy od firmy transportowej, jest ok. 4-6 godzin w przypadku pełnego kontenera i 1-2 godziny w przypadku przesyłki drobnicowej.
Importując maszynę z Chin, nie wygląda to tak, że klient dostaje maszynę i w razie problemów nikogo to nie interesuje. Dlatego właśnie wybieramy fabryki, a nie pośredników. Fabryki zawsze chętniej służą pomocą, jeśli wystąpi jakiś problem. Mają swoich inżynierów i dzięki temu możemy zawsze zweryfikować wszystko u źródła. Pośrednik zwykle nie jest tak chętny do pomocy.
W razie jakichkolwiek pytań, klient zawsze może zapytać nas lub fabrykę bezpośrednio. Nasza firma Fullbax ma główną siedzibę w Chinach, więc zamówienie np. części eksploatacyjnej czy zapasowej i wysłanie jej do Polski, nie jest żadnym problemem. Robimy to dla naszych klientów regularnie. Cokolwiek będzie potrzebne klientowi w przyszłości, a nie będzie w stanie kupić zamiennika w Polsce, my się tym zajmiemy i na pewno nie zostawimy go w potrzebie. Maszyny z Chin są projektowane w taki sposób, że zwykle można dobrać część ogólnodostępną. Jeśli nie ma jej w Polsce, to my w Chinach kupujemy ją i wysyłamy do klienta.
